Privire de ansamblu asupra Avtomok - Programe pentru automatizarea creării documentelor

Nu este un secret că lucrul cu documentele ia timpul Lionului timpului multor specialități de birou. Acest lucru este valabil mai ales pentru angajații acestor organizații care inițial trebuie să se angajeze în volume mari de documentație: societăți de asigurări, bănci, birouri notariale etc. În mod natural, computerele au un beneficiu neprețuit, ușurat semnificativ. Cu toate acestea, nu există nici un discurs pe nici o automatizare atunci când utilizați aplicații convenționale de birou. Maximum pe care utilizatorii îl pot face pentru a facilita umplerea documentelor tipice - creați unele fișiere-șabloane cu sări peste anumite locuri în care vor fi introduse diverse date atunci când se creează documente finale. Dar această abordare are multe deficiențe, dintre care cele mai grave este un risc destul de mare de eroare de utilizator (de exemplu, introducerea informațiilor nu este în acel loc). În plus, o astfel de "automatizare" se referă numai la crearea de fișiere, dar nu depozitarea și prelucrarea lor în viitor. Între timp, astăzi există un astfel de software care poate automatiza pe deplin aproape toate operațiunile asupra documentelor pe tot parcursul ciclului lor de viață. Acesta este acest produs că utilitatea "Autodok", creată de specialiștii lui Licenyz.

Logica lucrărilor luate în considerare se bazează pe conceptul unui "scenariu de afaceri". Ce este? În acest termen, dezvoltatorii produsului "Avtomok" înțeleg setul de acțiuni utilizator care duc la generarea documentului final. O parte integrantă a scenariilor de afaceri sunt șabloane. Acestea sunt fișiere speciale de formate RTF, DOC (pentru documente text) sau XLS (pentru foi de calcul). În principiu, ele diferă de documentele familiare tuturor utilizatorilor numai prin prezența așa-numitelor variabile - seturi speciale de caractere, în loc de care vor fi introduse informațiile dorite la generarea fișierului de destinație. Șabloanele pot fi create în mod diferit. Deci, de exemplu, cea mai ușoară cale este utilizarea documentelor existente. Acest lucru se face așa. Utilizatorul deschide fișierul dorit și elimină treptat toate informațiile puternice din acesta, înlocuindu-l cu variabile, propoziții, funcții, etc. Este deosebit de convenabil să faceți acest lucru utilizând un panou special care apare în Microsoft Word și Excel după instalarea "Aurosop ". Procesarea, astfel, întregul fișier, utilizatorul va primi un șablon de preparat de la acesta care conține numai date tipice, care nu se schimbă și variabilele în toate aceste documente.

Fereastra principală a programului "Autodok"

Apropo, merită să spunem acestora din urmă. Toți utilizatorii sunt obișnuiți cu faptul că variabilele sunt doar numere, linii, date etc. În "Avtodok", lucrurile sunt oarecum diferite. O variabile din acest sistem sunt înlocuite în șablon la generarea unui document final. Și printre acestea există structuri foarte complexe care asigură o funcționalitate largă. Chiar și printre cele mai ușoare tipuri de variabile, există speciali: bani, liste de drop-down, timp, separator și han. O familie și mai interesantă de tipuri compozite de variabile. Acestea includ întregi seturi de informații: numele complet, datele pașapoartelor, detaliile organizației, adresa poștală, datele vehiculelor etc., care utilizează, de fapt, o singură variabilă în șablon, utilizatorul poate organiza intrarea tuturor datelor care caracterizează una sau un alt. Mențiune separată merită tipul "blocuri". Acestea sunt concepute pentru a afișa imediat câteva linii de același tip de informații. Cu ajutorul lor, puteți crea pur și simplu tot felul de tabele: listele de prețuri, listele angajaților etc.

Următorul set de tipuri variabile este numitorul local și global. Ce este? De fapt, acestea sunt contoare care își sporesc valoarea cu fiecare document nou creat (sunt luate în considerare documentele din doar un tip de documente, iar în toate documentele globale). În același timp, utilizatorul poate alege o vedere a numărului de numere ("1,2,3 ...", "A, B, în ...", etc.), pasul său și, de asemenea, a stabilit parametrii lui Resetarea automată la o anumită valoare, dacă este necesar. Adică, de fapt vorbim despre un instrument cu care puteți efectua un sistem complet de numerotare automată a documentelor.

Următoarele funcții. O varietate de operațiuni standard diferite pot fi utilizate în ele: matematică (la fel de simplă, de exemplu, adăugarea și multiplicarea și complexul - interesul, calculul TVA etc.), șir (de exemplu, transferul sumei de la Vizualizare text numerică), temporară (afișarea șirului de date curente). Mai mult, ele pot fi efectuate nu numai peste anumite valori, ci și variabilele de mai sus, precum și rezultatele executării altor funcții. Apropo, este demn de remarcat faptul că operatorii și ciclurile condiționate pot fi utilizate în șabloane. În combinație cu funcțiile, ne permite să vorbim aproape un limbaj de programare cu drepturi depline. Mai mult, limba proiectată nu pentru profesioniști din regiunea IT, ci pentru utilizatorii obișnuiți.

Următorul instrument, care este necesar pentru a spune, este directoare. În esență, ele sunt odată introduse și salvate de seturile de valori ale diferitelor variabile. Utilizarea cărților de referință vă permite să completați datele de fiecare dată manual, dar selectați valorile din "Tabelul" informațiilor sursă deja completate. Firește, are sens numai dacă utilizatorul are adesea adesea să genereze documente legate, de exemplu, cu o singură persoană. Apropo, utilizarea cărților de referință a permis dezvoltatorilor să implementeze o altă caracteristică interesantă în creierul lor - Autofill. Esența sa este cel mai bine explicată pe un exemplu simplu. Să presupunem că într-o zi contabilul companiei a avut nevoie să tipări o foaie cu anumite date pentru fiecare angajat. Firește, toate acestea sunt înregistrate în directorul pentru crearea rapidă și convenabilă a comenzilor, a ordinelor interne și a altor documente. În acest caz, contabilul este suficient pentru a crea un șablon în care diverse domenii ale directorului angajaților vor acționa ca variabile. După aceea, el rămâne doar pentru a rula autocomplete. Și utilitatea "Avtodok" va crea documentul pentru fiecare angajat, va salva și imprima. Acest lucru vă permite să economisiți o mulțime de timp.

În plus față de toate variabilele de mai sus din sistemul Autodock, puteți vorbi de mult timp. Astfel, de exemplu, cei care sunt menționați de posibilitățile programului, ca o scădere a nașterii și a numărului, crearea propriilor forme de intrare a informațiilor, utilizarea variabilelor globale etc. Dar suntem cu voi, draga dvs. Cititorii, trebuie să ia în considerare și alte posibilități ale acestui utilitar. La urma urmei, aceasta permite nu numai crearea de documente, ci le oferă, de asemenea, contabilitate și depozitare completă.

Trebuie să începeți cu faptul că toate documentele generate în programul Avtodok sunt stocate imediat în două formate. Primul dintre acestea este așa-numitele înregistrări. De fapt, ele reprezintă scenarii de afaceri cu întreaga informație introdusă de utilizator. Acestea sunt plasate într-o listă specială la care pot fi utilizate diferite filtre pentru ușurința de funcționare. Acest lucru vă permite să vizualizați documente într-un formular convenabil, fără a acorda atenție cuvintelor standard, adică numai esența lor. Interesant, documentele au voie să se schimbe. Adică, în cazul detectării oricăror inexactități, utilizatorul poate deschide o înregistrare, ajustați câmpurile greșite și reintroduceți-o. Al doilea stocare este documentul final în formatul instalat în procesul de afaceri. Rămâne neschimbată până când utilizatorul alege funcția de supraginerare (de fapt efectuează crearea unui nou fișier în schimb). Astfel, în programul "Avtodok" a implementat stocarea și contabilizarea tuturor documentelor create.

Deci, cu logica lucrării produsului în cauză cu dvs., dragi cititori, a fost familiarizat. Acum, să vorbim despre diferitele versiuni ale acestui program. Cea mai simplă este versiunea locală. Lucrul cu acesta se efectuează de la un computer la care sunt stocate toate informațiile. Versiunea de rețea este deja mult mai interesantă. Faptul este că acesta include un singur depozit central, de fapt, baza de date în care sunt plasate toate scenariile, șabloanele și înregistrările. În plus, accesul la acesta este posibil de la orice computer pe care este instalat "Auto-client". O astfel de abordare are o serie de avantaje grave. În primul rând, vă permite să stocați toate documentele într-un singur loc, iar accesul la acestea poate fi obținut din orice rețea de calculatoare (în mod natural, dacă este suficientă drepturi de acces). Al doilea avantaj este simplitatea administrației: este suficient să adăugați sau să schimbați șablonul sau scenariul de afaceri suficient pentru ca toate modificările să devină imediat la dispoziția angajaților. În al treilea rând, versiunea de rețea a Diviziei de Drepturi este implementată în versiunea de rețea. Utilizatorii convenționali au acces numai la acele documente care s-au generat. Administratorii pot vizualiza toate înregistrările fără excepție. În general, se pare că versiunea de rețea a "Autodock" este excelentă pentru automatizarea proceselor de lucru cu documente în companii mici și mijlocii.

Mențiune specială merită așa-numitele versiuni specializate ale produsului în cauză. În prezent, este eliberată o singură opțiune - "Autodok - notar". Se bazează pe versiunea standard a programului și vine imediat cu o licență pentru trei locuri de muncă. Acest lucru vă permite să utilizați produsul nu numai de către specialiștii unici, ci și pe întregul birou. Caracteristica principală a opțiunii în cauză este un set complet de modele de documente notariale efectuate de un profesionist. Adică, este posibil să lucrăm pe deplin cu software imediat după instalarea acesteia. În același timp, notarii sunt la dispoziția lor astfel de funcții convenabile ca și căutarea documentelor pe orice detaliu (de exemplu, după nume, date de pașaport, date despre mașină sau imobiliare etc.), tipărirea rapoartelor privind registrul pentru o anumită Perioada etc. Apropo, dezvoltatorii vor elibera versiuni specializate de "Autodock" și pentru alte domenii de activitate, bănci, companii de asigurări, agenții imobiliare și firme angajate în incinta de închiriere (centre de afaceri) etc. pot fi a ușurat.