Översikt över Avtomok - Program för automatisering av dokumentskapande

Det är ingen hemlighet att arbetet med dokument tar lejonets tid för tiden för många kontorspecialiteter. Detta är särskilt sant för anställda i de organisationer som initialt måste engagera sig i stora volymer av olika dokumentation: försäkringsbolag, banker, notarialbyråer, etc. Naturligtvis har datorer ovärderlig fördel, som är avsevärt. Det finns dock inget tal på någon automatisering när du använder konventionella kontorsansökningar. Maximalt att användare kan göra för att underlätta fyllningen av typiska dokument - skapa vissa filer-mallar med hoppning på vissa ställen där olika data kommer att införas när de skapar slutliga dokument. Men det här tillvägagångssättet har många brister, vars allvarliga är en stor risk för användarfel (till exempel infogningen av information är inte på den platsen). Dessutom handlar sådan "automatisering" endast skapandet av filer, men inte deras lagring och bearbetning i framtiden. Under tiden finns det en sådan programvara som helt kan automatisera nästan alla operationer över dokumenten under hela sin livscykel. Det är den här produkten som användaren "Autodok", som skapats av specialisterna i Elevayz.

Logiken för det aktuella arbetet är baserat på begreppet "affärsscenario". Vad det är? Under denna term förstår utvecklarna av produkten "Avtomok" uppsättningen användaråtgärder som leder till generationen av det slutliga dokumentet. En integrerad del av affärsscenarier är mallar. Dessa är speciella RTF-formatfiler, doc (för textdokument) eller XLS (för kalkylblad). I princip skiljer sig de från de dokument som är bekanta med alla användare endast genom närvaro av så kallade variabler - speciella uppsättningar av tecken, i stället för vilka den önskade informationen kommer att införas när du genererar destinationsfilen. Mallar kan skapas annorlunda. Så, till exempel är det enklaste sättet att använda befintliga dokument. Detta görs så. Användaren öppnar den önskade filen och tar gradvis bort all den kraftfulla informationen från den, ersätter den med variabler, villkorliga meningar, funktioner etc. Det är särskilt bekvämt att göra det med en specialpanel som visas i Microsoft Word och Excel efter att ha installerat "Aurosop ". Bearbetning, sålunda hela filen, kommer användaren att få en färdig mall från den som endast innehåller typiska, det vill säga, icke-föränderliga data och variabler i alla sådana dokument.

Huvudfönstret i programmet "Autodok"

Förresten är det värt att berätta det senare. Alla användare är vana vid det faktum att variabler bara är siffror, linjer, datum, etc. i "AVTODOK", saker är något annorlunda. En variabler i detta system byts ut i mallen när du genererar ett slutligt dokument. Och bland dem finns det mycket komplexa strukturer som säkerställer bred funktionalitet. Även bland de enklaste typerna av variabler finns det speciella: pengar, rullgardinsmeny, tid, separator och värdshuset. En ännu mer intressant familj av kompositstyper av variabler. Dessa inkluderar hela uppsättningar information: fullständigt namn, passdata, organisationsdetaljer, postadress, fordonsdata, etc., det vill säga att använda endast en variabel i mallen, kan användaren organisera ingången till all data som kännetecknar en eller annan. Separat omnämnande förtjänar typen "block". De är utformade för att visa omedelbart flera rader av samma typ av information. Med hjälp kan du helt enkelt skapa alla typer av tabeller: prislistor, anställningsistor etc.

Nästa uppsättning variabla typer är lokal och global täljare. Vad det är? Faktum är att dessa är meter som ökar deras värde med varje nyskapad dokument (dokument i endast en typ av dokumenter beaktas, och i global - alla dokument). Samtidigt kan användaren välja en vy av numrera ("1,2,3 ...", "A, B, i ...", etc.), dess steg och ställa in parametrarna för Automatisk återställning till ett visst värde om det behövs. Det är faktiskt vi pratar om ett verktyg som du kan utföra ett helt automatiskt dokumentnummer.

Nästa Go-funktioner. En mängd olika standardoperationer kan användas i dem: matematisk (så enkelt, till exempel tillägg och multiplikation och komplex - intresset, beräkningen av mervärdesskatt etc.), sträng (till exempel överföringen av mängden från Numerisk textvisning), tillfällig (strängvisning av aktuella datum och tid). Dessutom kan de utföras inte bara över vissa värden, men också över variabler, liksom resultaten av utförandet av andra funktioner. Förresten är det värt att notera att villkorliga operatörer och cykler kan användas i mallar. I kombination med funktionerna tillåter vi oss nästan ett fullfjädrande programmeringsspråk. Dessutom är språket utformat inte till proffs i IT-regionen, men på vanliga användare.

Nästa verktyg, som är nödvändigt att berätta, är kataloger. I huvudsak är de en gång inmatade och sparade av användarens uppsättningar av värden av olika variabler. Användningen av referensböcker gör att du inte kan fylla i data varje gång manuellt, men välj värdena från "tabellen" på källinformationen som redan är fylld. Det är naturligtvis bara meningsfullt om användaren ofta har genererat dokumentrelaterade, till exempel med någon person. Förresten tillåter användningen av referensböcker utvecklarna att genomföra en annan intressant funktion i deras BrainChild-autofyll. Kärnan är bäst förklarad på ett enkelt exempel. Antag att en dag skulle bolagets revisor ha behov av att skriva ut ett ark med vissa uppgifter för varje anställd. Naturligtvis registreras alla i katalogen för den snabba och bekväma skapandet av order, interna beställningar och andra dokument. I det här fallet är revisoren tillräckligt för att skapa en mall där olika fält av anställda katalog kommer att fungera som variabler. Därefter förblir han bara att köra autofullständig. Och verktyget "Avtodok" kommer att skapa sitt dokument för varje anställd, sparar och skriver ut det. Detta gör att du kan spara mycket tid.

Förutom alla ovanstående variabler i AutoDock-systemet kan du haft länge. Således, till exempel de som nämns av programmets möjligheter, som en nedgång i förlossning och numret, skapandet av sina egna former av informationsinträde, användningen av globala variabler etc. men vi är med dig, kära Läsare, behöver fortfarande överväga andra möjligheter till det här verktyget. Det tillåter trots allt inte bara att skapa handlingar, men ger dem också full redovisning och lagring.

Du måste börja med det faktum att alla dokument som genereras i AVTODOK-programmet lagras omedelbart i två format. Den första av dessa är de så kallade posterna. Faktum är att de representerar affärsscenarier med hela informationen som angivits av användaren. De placeras i en speciell lista som olika filter kan användas för att underlätta driften. Detta gör att du kan visa dokument i en bekväm form, inte uppmärksamma standardord, det vill säga, bara deras väsen. Intressant är handlingarna tillåtna att förändras. Det vill säga, vid detektering av eventuella felaktigheter, kan användaren öppna en post, justera de felaktiga fälten och skriva ut det igen. Den andra lagringen är det slutliga dokumentet i det format som är installerat i affärsprocessen. Det är oförändrat tills användaren väljer övervakningsfunktionen (i själva verket utför det skapandet av en ny fil i utbyte). Således, i programmet "AVTODOK" implementerade lagring och redovisning av alla skapade dokument.

Så, med logiken av arbetet av den produkt som behandlas med dig, kära läsare, bekanta sig. Låt oss nu prata om de olika versionerna av det här programmet. Det enklaste är den lokala versionen. Arbeta med det utförs från en dator där all information lagras. Nätverksversionen är redan mycket mer intressant. Faktum är att det innehåller ett enda centralt förråd, i själva verket den databas där alla scenarier, mallar och inspelningar är placerade. Dessutom är tillgången till det möjligt från vilken dator som helst som "Auto-Client" är installerad. Ett sådant tillvägagångssätt har ett antal allvarliga fördelar. För det första kan du lagra alla dokument på ett ställe, och åtkomst till dem kan erhållas från vilket datanätverk som helst (naturligtvis, om det är tillräckligt med åtkomsträttigheter). Den andra fördelen är administrationens enkelhet: det är tillräckligt att lägga till eller ändra mall eller affärsscenario så att alla ändringar omedelbart blir tillgängliga för anställda. För det tredje implementeras nätverksversionen av uppdelningen av rättigheter i nätverksversionen. Konventionella användare har endast tillgång till de dokument som har genererat sig. Administratörer kan visa alla poster utan undantag. I allmänhet visar det sig att nätverksversionen av "AutoDock" är utmärkt för att automatisera arbetsprocesserna med dokument i små och medelstora företag.

Särskilt omnämnande förtjänar de så kallade specialiserade versionerna av den aktuella produkten. För närvarande släpps endast ett sådant alternativ - "Autodok - Notary". Den är baserad på den vanliga nätverksversionen av programmet och levereras omedelbart med tre jobb. Detta låter dig använda produkten inte bara av enskilda specialister, utan också hela presidiet. Huvudfunktionen i det aktuella alternativet är en komplett uppsättning färdiga mönster av notarialdokument som utförs av en professionell. Det är det är möjligt att fullt ut arbeta med programvara omedelbart efter installationen. Samtidigt är notariuserna till sitt förfogande så praktiska funktioner som söker efter dokument på några detaljer (till exempel, med namn, passdata, data om bil eller fastigheter etc.), skriva ut rapporter om registret för en viss Period, etc. Förresten kommer utvecklarna att släppa specialiserade versioner av "AutoDock" och för andra verksamhetsområden, banker, försäkringsbolag, fastighetsbyråer och företag som bedriver uthyrning av lokaler (affärscentra) etc. kan vara lättade.