Огляд Автодок - програми для автоматизації створення документів

Ні для кого не секрет, що робота з документами забирає левову частку часу багатьох фахівців офісних спеціальностей. Особливо це вірно по відношенню до співробітників тих організацій, яким спочатку доводиться займатися великими обсягами різної документації: страхових компаній, банків, нотаріальних бюро і т. П. Природно, комп'ютери надають неоціненну користь, істотно полегшуючи роботу. Однак про будь-якої автоматизації при використанні звичайних офісних додатків не йдеться. Максимум, що можуть зробити користувачі для полегшення заповнення типових документів, - створити якісь файли-шаблони з пропусками в певних місцях, в які при створенні кінцевих документів вставлятимуться різні дані. Ось тільки у такого підходу є безліч недоліків, найсерйознішим з яких є досить великий ризик помилки користувача (наприклад, вставка інформації не в те місце). Крім того, така "автоматизація" стосується лише створення файлів, але не їх зберігання і обробки в подальшому. Тим часом сьогодні є таке програмне забезпечення, яке може повністю автоматизувати практично всі операції, що здійснюються над документами протягом всього їх життєвого циклу. Саме таким продуктом є утиліта "Автодок", створена фахівцями компанії "Елевайз".

Логіка роботи даної програми грунтується на понятті "бізнес-сценарій". Що це таке? Під даним терміном розробники продукту "Автодок" розуміють набір дій користувача, які призводять до генерації кінцевого документа. Невід'ємною частиною бізнес-сценаріїв є шаблони. Це спеціальні файли форматів RTF, DOC (для текстових документів) або XLS (для електронних таблиць). В принципі вони відрізняються від звичних для всіх користувачів ПК документів тільки наявністю так званих змінних - спеціальних наборів символів, замість яких при генерації кінцевого файлу вставлятиметься потрібна інформація. Створюватися шаблони можуть по-різному. Так, наприклад, найпростішим способом є використання вже існуючих документів. Робиться це так. Користувач відкриває потрібний файл і поступово видаляє з нього всю спроможну змінюватися інформацію, замінюючи її змінними, умовними пропозиціями, функціями і т. П. Особливо зручно робити це за допомогою спеціальної панелі, яка з'являється в Microsoft Word і Excel після установки "Автодок". Обробивши, таким чином, весь файл, користувач отримає з нього готовий шаблон, який містить лише типові, тобто не змінюються у всіх подібних документах дані, і змінні.

Головне вікно програми "Автодок"

До речі, про останніх варто розповісти особливо. Всі користувачі звикли до того, що змінні - це просто числа, рядки, дати і т. Д. В "Автодок" ж справи йдуть трохи інакше. Змінними в цій системі називається все, що замінюється в шаблоні при генерації кінцевого документа. І серед них є досить складні структури, що забезпечують широкі функціональні можливості. Навіть серед найпростіших типів змінних є особливі: гроші, що випадають списки, час, роздільник і ІПН. Ще більш цікаво сімейство складових типів змінних. До них відносяться цілі набори інформації: ПІБ, паспортні дані, реквізити організації, поштова адреса, дані автомобіля і т. Д. Тобто фактично використовуючи в шаблоні всього лише одну змінну, користувач може організувати введення всіх характеризують той чи інший об'єкт даних. Окремої згадки заслуговує тип "Блоки". Вони призначені для відображення відразу ж декількох рядків однотипної інформації. З їх допомогою можна дуже просто створювати всілякі таблиці: прайс-листи, списки співробітників і т. П.

Наступний набір типів змінних - локальні і глобальні нумератори. Що це таке? Фактично це лічильники, що збільшують своє значення з кожним новоствореним документом (в локальних враховуються документи тільки одного типу, а в глобальних - всі документи). При цьому користувач може вибрати вид нумератора ( "1,2,3 ...", "А, Б, В ..." і т. П.), Його крок, а також встановити при необхідності параметри автоматичного скидання в певне значення . Тобто фактично мова йде про інструмент, за допомогою якого можна здійснити повністю автоматичну систему нумерації документів.

Далі йдуть функції. У них можуть використовуватися цілі серії різних стандартних операцій: математичних (як простих, наприклад, додавання і множення, так і складних - взяття відсотка, обчислення ПДВ і т. П.), Строкових (наприклад, переклад суми з числового в текстове представлення), тимчасових (строкове відображення поточних дати і часу). Причому виконуватися вони можуть не тільки над певними значеннями, а й над змінними, а також результатами виконання інших функцій. До речі, варто відзначити, що в шаблонах можна використовувати умовні оператори і цикли. У поєднанні з функціями це дозволяє говорити практично про повноцінний мовою програмування. Причому мовою, розрахованому нема на професіоналів в ІТ-галузі, а на звичайних користувачів.

Наступним інструментом, про який обов'язково варто розповісти, - це довідники. По суті, вони являють собою один раз введені і збережені користувачем набори значень різних змінних. Використання довідників дозволяє не заповнювати дані кожен раз вручну, а вибирати значення з вже заповнених "таблиць" вихідної інформації. Природно, це має сенс тільки в тому випадку, якщо користувачеві доводиться часто генерувати документи, пов'язані, наприклад, з якимось одним людиною. До речі, використання довідників дозволило розробникам реалізувати у своєму дітищі ще одну цікаву функцію - автозаповнення. Суть її найкраще пояснити на простому прикладі. Припустимо, одного разу у бухгалтера компанії виникла необхідність роздрукувати на кожного співробітника лист з певними даними. Природно, всі вони записані в довідник для швидкого і зручного створення наказів, внутрішніх розпоряджень та інших документів. У цьому випадку бухгалтеру досить створити шаблон, в якому в якості змінних будуть виступати різні поля довідника співробітників. Після цього йому залишається тільки запустити автозаповнення. А утиліта "Автодок" сама створить свій документ для кожного працівника, збереже і роздрукує його. Це дозволяє заощадити дуже багато часу.

Крім усього перерахованого вище про змінних в системі "Автодок" можна говорити ще довго. Так, наприклад, гідні згадки такі можливості програми, як відмінювання за родами і числами, створення власних форм введення інформації, використання глобальних змінних і т. Д. Але нам з вами, шановні читачі, ще потрібно розглянути і інші можливості цієї утиліти. Адже вона дозволяє не тільки створювати документи, а й забезпечує їх повний облік і зберігання.

Почати потрібно з того, що всі документи, згенеровані в програмі "Автодок", зберігаються відразу ж у двох форматах. Перший з них - це так звані записи. Фактично вони являють собою бізнес-сценарії з усією введеної користувачем інформацією. Вони розміщуються в спеціальному списку, до якого для простоти роботи можна застосовувати різні фільтри. Це дозволяє переглядати документи в зручній формі, не звертаючи уваги на стандартні слова, тобто тільки саму їх суть. Цікаво, що документи дозволено змінювати. Тобто в разі виявлення будь-яких неточностей користувач може відкрити запис, відкоригувати неправильні поля і заново його роздрукувати. Другим варіантом зберігання є сам кінцевий документ в установленому в бізнес-процесі форматі. Він залишається незмінним до тих пір, поки користувач не вибере функцію перегенерации (фактично вона виконує створення нового файлу на заміну існуючій). Ось таким чином в програмі "Автодок" реалізовані зберігання і облік всіх створюваних документів.

Отже, з логікою роботи даного продукту ми з вами, шановні читачі, ознайомилися. Тепер же давайте поговоримо про різні версії цієї програми. Найпростішим є локальний варіант. Робота з ним здійснюється з одного комп'ютера, на якому зберігається і вся інформація. Мережева версія вже набагато цікавіше. Справа в тому, що в неї входить єдиний центральний репозиторій, фактично база даних, в якій розміщуються всі сценарії, шаблони і записи. Причому доступ до нього можливий з будь-якого комп'ютера, на якому встановлено ПЗ "Автодок-клієнт". Такий підхід має цілий ряд серйозних переваг. По-перше, він дозволяє зберігати всі документи в одному місці, причому доступ до них можна отримати з будь-якого комп'ютера мережі (природно, якщо на це досить прав доступу). Другою перевагою є простота адміністрування: досить один раз додати або змінити шаблон або бізнес-сценарій, щоб всі правки тут же стали доступні співробітникам. По-третє, в мережевій версії реалізована система поділу прав. Звичайні користувачі мають доступ лише до тих документів, які згенерували вони самі. Адміністратори можуть переглядати всі записи без винятків. Загалом, виходить, що мережева версія "Автодок" відмінно підходить для автоматизації процесів роботи з документами в невеликих і середніх компаніях.

Окремої згадки заслуговують так звані спеціалізовані версії розглянутого продукту. На даний момент випущено тільки один такий варіант - "Автодок - Нотаріус". Він виконаний на основі стандартної мережевої версії програми і поставляється з ліцензією відразу ж на три робочих місця. Це дозволяє використовувати продукт не тільки одиночними фахівцями, а й цілими бюро. Головною особливістю даного варіанту є повний комплект готових шаблонів нотаріальних документів, виконаних професіоналом. Тобто приступати до повноцінної роботи з ПО можна відразу ж після його інсталяції. При цьому нотаріуси отримують в своє розпорядження такі зручні функції, як пошук документів по будь-яких реквізитах (наприклад, на прізвище, паспортними даними, даними про автомобілі або нерухомості і т. П.), Друк звітів по реєстру за певний період і т. П. до речі, розробники збираються випустити спеціалізовані версії "Автодок" і для інших областей діяльності, за допомогою яких істотно полегшити свою роботу зможуть банки, страхові компанії, ріелторські агентства і фірми, які займаються здачею приміщень в оренду (бізнес-центри) і т. д.